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Novedades sobre certificados digitales tras la adaptación al Reglamento 910/2014 de la UE

La adaptación al Reglamento 910/2014 de la UE, relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior, ha dado lugar a la creación de los nuevos certificados expedidos por la FNMT, que desde el 6 de junio de 2016 se han puesto en marcha y traen como novedad la aparición de dos tipos de certificado de persona jurídica.

Los antiguos certificados seguirán estando operativos hasta que llegue la fecha su vencimiento e incluso, en el caso de certificados de persona jurídica,  podrían coexistir con un certificado expedido de acuerdo con el nuevo reglamento (del tipo AC representación) relativo a la misma entidad y convivir válidamente hasta que el certificado tipo FNMT Clase 2 CA (el antiguo) caduque.

Los tipos de certificados emitidos son los siguientes:

  • De persona física 

Incorporan un mayor nivel de seguridad que los que se expedían con anterioridad, pero el proceso de tramitación es prácticamente el mismo.

La novedad radica en que el código de solicitud se recibe por el usuario a través del correo electrónico. En caso de haber renovado anteriormente su certificado, o tratarse de primera solicitud, la persona tiene la obligación de personarse en una oficina de acreditación para identificarse. En caso contrario (no haber renovado todavía), podrá identificarse mediante comparecencia electrónica sin necesidad de desplazarse. La razón de esto es que la ley, para mayor seguridad, obliga a identificar a los usuarios como máximo cada 5 años para poder emitirles un certificado.

Aproximadamente una hora después de haberse identificado la persona, y haciendo uso del código de solicitud enviado  a su correo electrónico, podrá descargarse e instalar el certificado electrónico.

Las oficinas de acreditación pueden consultarse en la página de la FNMT, siendo obligatorio pedir cita en caso de acudir a oficinas de la AEAT, municipales o de la Tesorería General de la Seguridad Social.

La emisión de este certificado no tiene coste alguno.

  • De representantes de personas jurídicas que sean administradores únicos o solidarios.

Este certificado presenta ahora una capacidad de representación total, es decir, será válido no sólo para el ámbito tributario, sino también en cualquier otro ámbito.

La FNMT comprobará, conectando telemáticamente con el Registro Mercantil la capacidad y vigencia de la representación del interesado, razón por la cual se cobrarán 24 euros más IVA. Si el Administrador ya dispone de un certificado electrónico de persona física en vigor o de DNI electrónico, puede realizar todo el trámite a través de Internet. En caso contrario deberá identificarse ante una oficina de la AEAT, con cita previa. También se podrá realizar este trámite ante la Comisión Nacional del Mercado de Valores y ante la Comunidad Foral de Navarra.

  • De representantes de personas jurídicas no inscritos en el Registro Mercantil (representación voluntaria) o situaciones en las que no se aplica el certificado de representante (entidades con administradores mancomunados, consejo de administración, organismos públicos, fundaciones.)

Se requiere en todo caso la comparecencia de la persona solicitante en la oficina de registro para dotar al acto de mayor seguridad jurídica (AEAT, con cita previa,  Comisión Nacional del Mercado de Valores y Comunidad Foral de Navarra), así como aportar la siguiente documentación que acredita la capacidad de representación total y que puede utilizarse para actuar ante todas las Administraciones Públicas:

  1. Certificado reciente del Registro Mercantil expedido con fecha no superior a quince días anteriores a la fecha de solicitud (sin contar sábados y domingos), relativo a los datos de constitución y personalidad jurídica de la entidad.
  1. Certificado relativo al nombramiento y vigencia del cargo del representante, expedido dentro de los mismos plazos mencionados en el punto anterior.
  1. En caso de representación voluntaria será necesario presentar, además del documento número 1, un poder notarial que contenga una cláusula especial para la obtención del certificado.

Este certificado tendrá un coste de 14 euros más IVA.

  • De representante de entidades sin personalidad jurídica (Sociedades Civiles, Asociaciones…)

Se expide a las personas físicas, como representantes de las entidades,  debiendo aportar documento público que acredite de manera fehaciente su constitución. Si dichos documentos tienen más de 6 meses y no han accedido a Registros Públicos se podrá  pedir su confirmación de vigencia o el otorgamiento de documento público reciente.

Solo se podrán utilizar en aquellos supuestos que estén previstos en la normativa, aunque de momento solo se emplean en el ámbito tributario.

La emisión de este certificado no tendrá coste alguno.

El período de validez de los certificados será de dos años para las entidades y de 4 para las personas físicas.

Nuevos Certificados Digitales
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J&I ZURDO, ABOGADOS

La legalización telemática de libros mercantiles

La Instrucción de la Dirección General de los Registros y el Notariado de 12 de febrero de 2015 sobre la legalización telemática de los libros de los empresarios, en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre (Ley de Emprendedores) ha generado, desde su publicación, mucha incertidumbre y también cierta alarma, ya que la presentación telemática de todos los libros implica que los libros de actas y de registro de socios o acciones nominativas ya no se legalizan como venía haciéndose hasta ahora en blanco, sino como el resto de libros, con la información contenida en ellos y anualmente. El envío telemático implica: en el caso de las actas, enviar un archivo con todas las actas del ejercicio y en el caso de libros registros de socios o de acciones nominativas, solo se legalizarán cuando se produzca cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o si se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.

La posterior suspensión de la Instrucción por Auto del Tribunal Superior de Justicia el 27 de abril de 2015 aumentó la incertidumbre, al dictarse solo tres días antes del plazo máximo en el que obligatoriamente todas las empresas debían haber cumplido con su obligación de legalizar telemáticamente sus libros de actas y socios.

El Auto de Suspensión se ha dictado como medida cautelar y hasta que recaiga Sentencia, tras la interposición de un recurso contencioso administrativo contra la Instrucción, por parte de la Asociación de empresas cotizadas españolas. Esto implica que de momento y con carácter transitorio las empresas pueden seguir cumpliendo con sus obligaciones de llevanza y legalización de libros societarios como lo venían haciendo hasta ahora, es decir, en formato papel (sin perjuicio de la calificación registral posterior) hasta que definitivamente esta cuestión quede resuelta. Y ello a pesar de no haber ganado firmeza el Auto, al haber sido recurrido por la Dirección General de los Registros y el Notariado.

Los motivos del Recurso se centran fundamentalmente en que la Instrucción, en muchos aspectos, no se limita a desarrollar meramente la Ley de Emprendedores sino que va más allá: se regulan aspectos no contemplados en la Ley, siendo significativo que de la Instrucción se deriva la obligación de incorporar a los ficheros del Registro Mercantil el contenido de los libros, lo que podría afectar al deber de confidencialidad por parte de los administradores, aparte del riesgo de acceso a información confidencial y privilegiada por parte de cualesquiera personas, al no establecer la Instrucción protocolos para evitar el uso indebido de dicha información por parte de los Registradores y demás personal del Registro Mercantil.

El 8 de julio de 2015 se publicó en el BOE una Instrucción de la Dirección General de los Registros y el Notariado que viene a completar la de 12 de febrero de 2015, y que tiene por objeto, entre otras cuestiones, el establecimiento de los sistemas de seguridad y cifrado de los ficheros relativos a los libros susceptibles de legalización, clarificando los aspectos que habían generado dudas, fundamentalmente sobre los mecanismos de seguridad.

Para despejar dudas sobre esta cuestión tan espinosa, se establece que durante la presentación telemática de los libros, la huella digital podrá generarse de dos formas:

1. En el programa del Registro Mercantil. 2. Si el empresario no desea que el contenido del archivo electrónico del libro salga en ningún momento de su empresa, puede optar por presentar simplemente la solicitud de legalización con la huella digital generada por él mismo con un sistema de encriptación.

En cualquier caso, el Registro nunca archivará el contenido de los libros presentados a legalización, cualquiera que sea su clase y soporte; los archivos electrónicos presentados telemáticamente, tras validar la huella digital electrónica generada se borran automáticamente del sistema. Por esta razón, el archivo deberá presentarse en el futuro si se desea certificación de correspondencia con la huella digital electrónica.

Es decir, una vez queden aclaradas todas las dudas y descartados los riesgos de seguridad, parece claro que finalmente la legalización será vía telemática y en formato electrónico, por lo que lo recomendable es que todas las empresas que a día de hoy no hubieran legalizado sus libros en formato electrónico estén preparadas para hacerlo de dicho modo.

Libros a legalizar telemáticamente

Deben legalizarse telemáticamente todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios: libros contables; de actas de juntas y demás órganos colegiados, así como el libro de decisiones de socio único de las sociedades unipersonales; libros registros de socios o acciones nominativas y, en su caso, el libro de contratos.

En el caso de que por problemas técnicos no sea posible la presentación de los ficheros por vía telemática se podrán presentar mediante dispositivos de almacenamiento de datos, adjuntando una solicitud de legalización de libros mediante soporte magnético, con una relación de los mismos y la firma digital generada por cada uno de ellos.

Desde cuando

La legalización telemática debe realizarse en relación a los ejercicios abiertos a partir del día 29 de septiembre de 2013. Las actas, contratos y apuntes que correspondan a ejercicios iniciados con anterioridad se realizarán sobre los libros abiertos en papel, y una vez finalizado el ejercicio (normalmente será a 31 de diciembre de 2013) se procederá al cierre de los libros mediante diligencia. El Órgano de Administración debe expedir una certificación con la fecha de cierre del libro, haciendo constar la fecha de legalización del mismo. Dicha certificación deberá incorporarse en un archivo que se remitirá con el primer envío telemático de los libros.

Como entre la fecha de publicación de la Ley de Emprendedores y la de la Instrucción de 12 de febrero de 2015 algunos Registros seguían legalizando libros en blanco,  muchas empresas continuaron lógicamente utilizándolos. A raíz de la publicación de la Instrucción, surgió la duda sobre la validez de las anotaciones y apuntes realizados en fechas posteriores a aquella en la que se debería haber diligenciado el cierre de los libros. Esta duda queda despejada con la Instrucción de 1 de julio de 2015.

Cómo legalizar actas o apuntes ya transcritos al libro legalizado en blanco

Las actas o apuntes correspondientes a los ejercicios iniciados con posterioridad al 29 de septiembre de  2013 y cerrados no mas tarde del 31 de diciembre de 2014 serán válidas si ya están transcritas al libro en papel y no será necesario legalizarlas telemáticamente, pudiendo el empresario pedir la legalización de hojas adicionales si no tuviera suficientes para pasar al libro todo el ejercicio de 2014.

Periodicidad en la legalización de los libros de actas y de registro de socios o de acciones nominativas

Hasta ahora estos libros eran legalizados en blanco y se iba transcribiendo en ellos las actas y las modificaciones que se produjeran en el registro de socios o accionariado.

A partir de ahora estos libros pasan a legalizarse con una periodicidad anual, igual que el resto de libros y dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio. No obstante, en el caso del libro registro de socios o de acciones nominativas solo se legalizarán cuando se produzca cualquier alteración en la titularidad inicial o sucesiva de las participaciones o acciones o si se hubieran constituido gravámenes sobre las mismas.

Se podrán también legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente a efectos probatorios.

Sociedades que nunca han legalizado libros de actas o libro registro de socios o de acciones nominativas

Podrán incluir en los primeros libros presentados telemáticamente todas las actas y vicisitudes de la sociedad desde su constitución hasta la fecha de cierre.

Corrección de errores

Pueden emitirse envíos telemáticos de rectificación, con un archivo en el que conste certificación del órgano de administración por el que se dé cuenta del error cometido, en unión del archivo rectificado en el que constarán los datos correctos.

Procedimiento para realizar la presentación telemática

  1. Para poder realizar la presentación telemática de libros es necesario disponer de un certificado de firma electrónica como el emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, DNIe, …)
  2. Estar dado de alta como usuario abonado en la página web registradores.org.
  3. Descargarse el Programa Legalia disponible en dicha página.
  4. Se debe disponer del contenido de los libros a legalizar en formato electrónico. El formato del fichero sólo puede ser uno de los permitidos: Acrobat Reader (*.PDF), Excel (*.XLSX), Excel 97-2003 (*.XLS), Hoja de cálculo de Open Office (*.ODX), Lotus 1-2-3 (*.WK1), Quatro Pro (*.WQ1), Rich Text Format (*.RTF), Texto de Open Office (*.ODT), Word (*.DOCX), Word 97-2003 (*.DOC), TIFF (*.TIF;*.TIFF).
  5. Se rellena un formulario con los datos identificativos de la empresa y una vez estén incorporados los ficheros al programa, debe generarse una huella digital.

Por último se realiza la presentación, bien directamente desde el programa Legalia, bien desde la página web www.registradores.org.

La legalización telemática de libros mercantiles
La legalización telemática de libros mercantiles
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J&I ZURDO, ABOGADOS